Solicitudes de reconocimiento previo de firma para legalización de documentos que puedan surtir efecto en el extranjero

Versión SOLICITUD: 23 de enero de 2023

Los documentos con firma ológrafa (escrita de mano del autor o autora, autógrafa) de una autoridad dependiente o adscrita al Ministerio de Sanidad no necesitan reconocimiento previo de firma por estar su firma previamente informada, por lo que pueden entregarse directamente para su legalización en el Ministerio de Justicia o en el Ministerio de Asuntos Exteriores.

Si se trata de documentación firmada por una autoridad que no pertenece o no está adscrita al Ministerio de Sanidad y que no está relacionada con la exportación de productos o complementos alimenticios debe contactar con la administración que corresponda para obtener información sobre el reconocimiento de la firma.

En el supuesto de que se trate de documentación relativa a la exportación de productos o complementos alimenticios desde España a terceros países debe consultar la Subdirección General de Sanidad Exterior. Es posible pedir cita previa mediante correo electrónico para entregar la documentación de forma presencial en las dependencias de la Subdirección General de Sanidad Exterior. La información sobre exportación de alimentos (operadores) está publicada en la web de Sanidad Exterior https://www.sanidad.gob.es/profesionales/saludPublica/sanidadExterior/exp_Operadores.htm .

Si se trata de documentación con firma electrónica comprobable con CSV (código seguro de verificación) relativa a la exportación de productos farmacéuticos o cosméticos (documentos de la AEMPS) o firmados por autoridades de Ordenación Profesional o de Sanidad Ambiental, el proceso para solicitar reconocimiento previo de firma para legalización o apostillado de documentación es el siguiente:

Se debe presentar una solicitud en la Oficina de Asistencia en Materia de Registro del Ministerio. Se puede enviar por correo postal o entregar de forma presencial (es posible solicitar cita previa para su entrega aunque desde el 1 de octubre de 2021 ya no es imprescindible). La devolución de los documentos se hace mediante el sobre previamente franqueado que se entrega junto con la solicitud. Los documentos a presentar en registro son:

1. Solicitud. Descárguela en el enlace indicado más abajo. Si reutiliza un modelo de solicitud descargado hace tiempo compruebe antes de presentarlo si ha sido recientemente actualizado (la fecha de actualización se indica claramente junto al enlace de descarga). Cumplimente electrónicamente la solicitud antes de imprimirla (evite cumplimentarla de forma manuscrita) y no olvide firmar la solicitud.
2. Los documentos cuya firma se desea reconocer.
3. Sobre de devolución previamente franqueado. Compruebe que el franqueo pagado para el sobre de devolución es suficiente para el peso del envío, de lo contrario Correos no acepta el sobre y que la dirección del destinatario está claramente escrita. Recomendamos vivamente que el envío de devolución se haga mediante correo certificado. Si el envío no es certificado es imposible hacer seguimiento de un envío no recibido.

Una vez reconocida la firma es necesario proceder a la legalización del documento. Hay dos posibilidades, según el país de destino haya firmado el convenio de La Haya de 1961 o no. El listado de países y territorios adheridos al Convenio de 1961 suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros ("Apostilla de la Haya") está publicado en https://www.hcch.net/es/instruments/conventions/status-table/?cid=41

El Ministerio de Justicia ha publicado un documento resumen con el listado de países y territorios firmantes del Convenio de La Haya .

Si el país de destino ha firmado el convenio de la Apostilla de La Haya se debe solicitar al Ministerio de Justicia. Véase la web de Justicia en https://www.mjusticia.gob.es/es/ciudadanos/tramites/legalizacion-unica-apostilla

Además de en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia de Madrid también es posible la tramitación de la apostilla de La Haya en las secretarías de gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia de cada comunidad autónoma y de las ciudades de Ceuta y Melilla .

Si el país de destino no ha firmado el convenio de la Apostilla de La Haya se debe solicitar la legalización al Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. La información para hacer esta gestión está publicada en https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizacion-y-apostilla.aspx . Posteriormente a la gestión del servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación se debe hacer otra gestión en la embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.

Observaciones

• Recomendamos que la devolución de los documentos se haga mediante correo certificado. No es posible hacer seguimiento de los envíos con franqueo ordinario no certificado en casos de retraso en su recepción.
• Verifique que la tarifa abonada por el franqueo del sobre de devolución es suficiente para el tamaño y peso del envío. Si el valor del franqueo no es suficiente para el peso total la oficina de correos no admite el envío.
• Es posible utilizar un servicio de mensajería privada para la entrega de la solicitud en la Oficina de Asistencia en Materia de Registro del Ministerio (con o sin cita previa) pero no es posible la devolución de los documentos de la misma manera, es imprescindible proporcionar un sobre de devolución previamente franqueado.

---

Errores más frecuentes al cumplimentar la solicitud:

1. Correos no acepta el envío de la documentación debido a que el sobre de devolución tiene un franqueo insuficiente. Compruebe que el franqueo del sobre es suficiente para el peso y tamaño del envío. Recomendamos que el envío de devolución se haga mediante correo certificado.
2. La solicitud no está firmada o ha sido firmada electrónicamente utilizando un sistema que no soporta CSV (código seguro de verificación). Las solicitudes no firmadas, al igual que las firmadas electrónicamente pero presentadas en papel sin posibilidad de comprobar la validez de la firma (es decir, sin CSV), se consideran solicitudes que no reúnen los requisitos del art. 66 de la Ley 39/2015. En este caso se requerirá al interesado para que en un plazo de 10 días subasane la falta. Si no lo hiciera así se tendrá por desistida la petición.
3. El sobre de devolución carece de dirección de destinatario. Evite la devolución del sobre escribiendo con letra claramente legible su dirección en el sobre.
4. La solicitud ha sido cumplimentada a mano. Rellene la solicitud usando el formulario electrónico e imprímala. Las solicitudes son procesadas electrónicamente y es imposible reconocer los caracteres manuscritos. En alguna ocasión ha sido imposible contactar con el solicitante por no poder leer el texto manuscrito.
5. Se solicita el reconocimiento de firma de una autoridad no perteneciente o adscrita al Ministerio de Sanidad y el documento no está relacionado con exportación de alimentos. Contacte con la administración de la que depende la autoridad para se reconozca su firma.
6. Se ha optado por utilizar un sobre de devolución con franqueo ordinario, no certificado, y el envío se extravía. No podemos hacer nada en este caso, el problema es responsabilidad de Correos. No hay número de seguimiento y no es posible reclamar. Volvemos a recomendar el uso de sobres franqueados con envío certificado.
7. El documento tiene una firma ológrafa (manuscrita) pero no es un original o una copia autentificada (validada por un notario). No es posible reconocer la firma en fotocopias y documentos digitalizados, aunque sí es posible reconocerla si el documento está firmado electrónicamente e indica un código seguro de verificación. En cualquier caso, si el documento es un original con firma ológrafa puede legalizarlo o apostillarlo en los ministerios correspondientes directamente sin necesidad de reconocimiento previo de firma.
8. El documento ha sido impreso a dos caras y no hay espacio para adherir la nota con el reconocimiento de firma. Por favor, en estos casos imprima los documentos a una sola cara para facilitar la gestión.

Diagrama de flujo del procedimiento

El siguiente diagrama describe el flujo del procedimiento de solicitud de reconocimiento de firma.

Si desea reconocer la firma de documentación responda a las siguientes preguntas.

¿Se trata de documentación relativa a la exportación de alimentos o complementos alimenticios? Si la respuesta es sí entonces debe consultar con la Subdirección General de Sanidad Exterior (véase más arriba la forma de contacto). En el supuesto de que la documentación a revisar sea de la competencia de Sanidad Exterior tras su gestión deberá tramitar los documentos para su legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores o si el país de destino ha firmado el Convenio de La Haya de 1961 en el Ministerio de Justicia para que sean apostillados.

Si la respuesta es que no se trata de documentación relativa a alimentos o complementos alimenticios entonces debe considerar si trata de documentos firmados por una autoridad perteneciente o adscrita al Ministerio de Sanidad (eso incluye a la AEMPS, Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios). Si la respuesta es que no, entonces la gestión de estos documentos no es responsabilidad del Ministerio de Sanidad. Consulte con los ministerios responsables de las legalizaciones/apostillas.

Si la respuesta es que sí se trata de documentación firmada por una autoridad perteneciente o adscrita al Ministerio de Sanidad entonces la siguiente pregunta es si los documentos tienen firma electrónica comprobable mediante CSV (o código seguro de verificación). Si la respuesta es que no, es decir, son documentos con firma ológrafa o manuscrita, entonces puede legalizar directamente el documento en Exteriores o Justicia. Si la respuesta es que sí, que se trata de documentos con firma electrónica, entonces debe entregar en el registro del Ministerio de Sanidad una solicitud junto con los documentos y un sobre de devolución previamente franqueado.

Texto editado por última vez el 14 de diciembre de 2022